직장생활을 하다 보면 업무 전화를 걸거나 받는 일이 많습니다. 친구와 전화하듯 업무전화를 받으면 안됩니다. 직장인들의 필수 스킬인 업무전화 잘 하는 팁을 알려드리겠습니다. 포스팅을 잘 읽어보시고 예의바른 ‘일잘러’로 거듭나시기 바랍니다.
1. 전화를 거는 경우
전화를 거는 경우 무슨 말을 할지 먼저 정리하고 거는 것이 좋습니다. 예를 들어 메모장에 “1. 계약기간, 2. 피드백 전달 3. 미팅날짜선정” 등과 같이 전달하고 싶은 내용을 가볍게 적어 놓고 전화한다면, 빠뜨리지 않고 정확하게 하고 싶은 말을 전달할 수 있기 때문입니다.
이 때 팁은 출근시간 및 퇴근시간 10분 전후로는 전화하지 않는 것이 좋습니다. 아직 업무 파일들을 켜지 않았을 수도 있고 이미 업무를 정리하고 있을 수도 있기 때문입니다. 또한 점심시간 10분 전후도 마찬가지입니다.
1) 인사와 소속 이름
회사에서의 업무 전화의 첫 멘트는 ‘여보세요’가 아닙니다. 무조건 인사로 시작하고 본인의 소속과 이름을 밝혀야합니다. 전화를 받는 사람은 전화가 걸려온 곳의 부서명 혹은 직함 등을 통해 어떤 용무인지 추측할 수 있기 때문입니다.
만약 처음 전화를 해서 목소리만으로 상대방이 맞는지 알아챌 수 없는 경우라면, ㅇㅇ담당자님 맞으실까요? 등으로 확인하는 것도 좋습니다.
(외부 전화시) 안녕하십니까, 포트전자 기획팀 잡포트대리입니다.
(내선 전화시) 안녕하세요, 기획팀 잡포트입니다.
2) 스몰토크
그 다음은 “혹시 통화 가능하신가요?”라는 질문이 좋습니다. 혹시 내 질문에 대답을 해줄 수 있는 상황인지 판단함과 동시에 예의 있다는 이미지 까지 챙길 수 있습니다.
만약 조금 더 편한 상대방이라면, “식사는 맛있게 하셨나요?” 혹은 “오랜만에 전화드리네요”,등과 같이 친근한 멘트도 부드럽게 전화를 시작하기 좋습니다. 상대방은 쌓여있는 업무로 날카롭다가도 친구와 같이 부드러운 멘트가 나오면 마음이 한층 여유로워지기 때문입니다.
혹시 통화 가능하신가요? 다름이 아니라 ~
점심 식사는 맛있게 하셨나요? 다른건 아니구요~
오랜만에 전화드리는 것 같네요(하하) 전화드린 용건은~
3) 메모는 필수
본인의 기억력이 멘사급으로 특출나지 않다면, 또는 업무전화에 공포증이 있다면 생소한 업무와 관련된 지식이 한번에 들어오면 기억할 수 없을 뿐만 아니라, 듣는 와중에도 이해가 안가는 상황이 발생합니다.
일단 수첩이나 메모장에 모든 정보를 적어 놓는 것이 좋습니다. 전화를 하는 중에는 이해가지 않았던 말들도 전화를 끊고 찬찬히 메모를 다시 보다 보면 이해 가는 경우도 많기 때문입니다.
또한 이후에 상대방이 ‘그런 말 드린 적 없는데요?’와 같이 모르쇠를 시전할 때, 메모가 있다면 강력한 근거로 ‘그때 적은 메모를 보면 ~’ 등으로 확신을 가지고 대응할 수 있습니다.
통화 후 메일 등으로 통화 내용을 한번 더 남기는 것도 좋습니다. 예를 들어 "유선상 말씀주신 것 처럼 ~~" 등으로 메일 도입부에 적을 수도 있습니다.
2. 전화를 받는 경우
전화를 받는 사람이라면 전화벨이 2번 정도 울린 후에 받는 것이 좋습니다. 걸자마자 바로 받으면 전화를 건 상대방이 당황할 수 있기 때문입니다.
또한 상대방이 지금 일이 없는 상태인가? 라고 생각할 수도 있습니다. 직장 생활에서 바쁨을 어필하는 것은 필수입니다.
1) 담당자가 자리를 비운 경우
같은 팀의 전화 혹은 옆 팀의 전화가 울릴 때, 담당자가 없다면 전화를 당겨 받는 경우가 있습니다. 이때는 전화를 받을 때부터 “전화 대신 받았습니다 ㅇㅇ팀 잡포트입니다” 등으로 시작하는 것이 좋습니다.
자리를 비운 담당자가 화장실, 산책 또는 담배를 피우러 갔을 수도 있습니다. 하지만, 있는 그대로 말하기보다는 “잠깐 자리를 비우셨습니다” 등의 멘트가 좋습니다.
혹시 상대방이 급해 보인다면, “메모 남겨드릴까요?”라고 말하거나 “담당자님 오시면 바로 전화드리라고 하겠습니다”와 같이 말해주는 것도 좋습니다. 본인이 담당이 아니라면 섣불리 답변을 하는 것이 바람직합니다.
전화 대신 받았습니다,ㅇㅇ팀 잡포트입니다.
담당자님은 잠시 자리 비우셨는데, 혹시 메모 남겨드릴까요?
담당자님 오시면 바로 전화 드리라고 전달 드리겠습니다.
관련 포스팅
관련 포스팅으로 고객 혹은 직장 동료들을 응대할 때 좋은 스킬인 ‘쿠션어’에 대한 글을 걸어두었습니다. 또한 직장에서 많이 쓰는 영어 줄임말 단어를 모아봤습니다. 관심 있으신 분들은 참고 부탁드립니다.
요약
이상으로 업무 전화를 걸 때와 받을 때 알고 있으면 좋은 올바른 업무 전화 잘 하는 법에 대해 알아봤습니다. 모두가 알고 있지만 머리 속에 상기하고 입에 익기 까지는 연습이 필요한 과정이라고 생각합니다. 오늘 포스팅 내용을 정리해보면 다음과 같습니다.
- 직장생활에서 업무전화 잘 하는 법은 일잘러들의 필수 스킬입니다.
- 전화를 거는 경우 인사는 필수 소속과 이름을 밝혀야합니다.
- 스몰토크로 이미지와 분위기를 풀어갈 수 있습니다.
- 메모는 필수입니다. 이해도를 높이고 이후에 증거자료로 삼을 수도 있습니다.
- 전화를 대신 받는 경우, 자리를 잠시 비웠다고 말한 뒤, 메모를 남겨주는 것이 좋습니다.
읽어주셔서 감사합니다.
직장생활 서포터, 잡포트
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